БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ ПО ТЕЛЕФОНАМ:
Россия
Москва и область
Санкт-Петербург и область
Многоканальная бесплатная горячая линия

Москва и МО +7 (499) 110-35-21
С-Петербург и ЛО +7 (812) 334-11-75
Бесплатный звонок по России

Новый гост по оформлению документов от 2019г

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает не только правила оформления отметки о приложении для писем (они практически не изменились), но и для распорядительных документов, чего в ГОСТе 6.30-2003 не содержалось. В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: …


А4.

Информация, представленная по центру документа должна занимать не более 12 см (половина листа формата А4).

Реквизиты

Реквизиты документа по ГОСТу содержат следующую информацию об отправителе:

  1. Логотип компании или ее товарный знак – вверху по центру или слева;
  2. Неофициальное название предприятия, если таковое более распространено в обычаях делового оборота с контрагентами;
  3. Название документа – вверху по середине листа;
  4. Обязательные (базовые) реквизиты компании содержатся в верхней части документа:
  • Наименование компании;
  • Адрес регистрации;
  • ИНН;
  • ОГРН;
  • Электронная почта, факс;
  • Иные контактные данные;
  1. Документ всегда датируется не днем составления, а днем его подписания уполномоченным сотрудником.

Новый гост по оформлению документов от 2019г

Также он не указывается при отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте), а при необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Правила оформления реквизита «Гриф утверждения» дополнены порядком оформления при утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе: в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Относительно реквизита «Резолюция» уточнено, что резолюция содержит указание по исполнению документа (в то время как ГОСТом 6.30-2003 содержание поручения указывалось при необходимости).

  • При указании адресата может применяться разный падеж, в частности:
  1. К физическому лицу и ИП обращение составляется в дательном падеже (кому).

Например:

Исполнительному директору

ООО Роштрой

Третьякову В.И.

  1. К адресату-компании обращаются в именительном падеже (кто).

Например:

Министерство здравоохранения Российской Федерации;

  1. Документ, предназначенный для дочернего предприятия компании, филиала или подразделения должен составляться с применением именительного падежа к названию фирмы и дательного – к подразделению и должности уполномоченного специалиста.

Например:

ООО Агрокомплекс Николаевский

Начальнику упаковочного цеха

Иванову С.В.

  • По новому ГОСТу введены изменения и в отношении инициалов адресата.

Документооборот: основные понятия

Что такое делопроизводство и документооборот (2019)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль.

Важноimportant
При заполнении этого реквизита, указывайте полные фамилию, имя и отчество лица, исполнившего документ. К обязательным сведениям относится номер его контактного телефона.

К необязательным — наименование должности и структурного подразделения, адрес электронной почты.

  • Отметка о заверении копии. В том случае, когда копия документа будет направлена в другую организацию, заполните реквизит, указав место нахождения подлинника: наименование организации, индекс дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, год.
    Копия должна быть заверена печатью организации или специальной печатью, изготовленной для этих целей.
  • Отметка о направлении документа в дело. Заполните реквизит, сделав отметку «В дело». После этих слов, укажите индекс дела в соответствии с номенклатурой дел, проставьте год.


    Отметку заверьте подписью с расшифровкой и указанием даты подписания.

Вниманиеattention
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах;

наименование должности лица – автора документа. При этом ГОСТ 7.0.97-2016 в этом случае говорит не об указании должности в подписи.


Этот реквизит используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования.

  • Электронная подпись не должна перекрывать текст документа;
  • ГОСТ устанавливает требование, по которому печать организации не может ставиться поверх подписи, несмотря на то, что многие делопроизводители и кадровые работники упорно делают обратное;
  • При необходимости документ может содержать информацию о его составителе (как правило текст имеет меньший размер по сравнению с основным):
  • ФИО;
  • Контактный телефон;
  • Должность;
  • Электронная почта;
  1. При заверении копии соответствующая отметка (копия верна, верно) ставится внизу документа, хотя вопреки ГОСТу многие организации позволяют ставить ее в самом верху бумаги;
  2. На копии документа должна содержаться информация о том, где хранится оригинал.

Суды при рассмотрении документа оценивают его с точки зрения оформления, опираясь на положения стандарта.

Если организация принимает решение применять национальный стандарт, он приобретает для нее характер нормативного документа.

Кому в организации предназначен ГОСТ?

Стандарт предназначен всем, кто в той или иной степени участвует в подготовке организационно-распорядительных документов, при этом: исполнитель (кадровик, бухгалтер, юрист, делопроизводитель, секретарь и др.) получает простые и понятные правила оформления документов; в свою очередь, руководитель с помощью нового ГОСТа может проконтролировать правильность оформления документов исполнителями.

Какие документы подпадают под действие стандарта?

Изменения в правилах оформления затронули документы общего делопроизводства.

  • Заявления, служебные записки и другие локальные документы, требующие резолюции, заверяются уполномоченным должностным лицом в любом месте листа с указанием:
  • Согласовано, отказано, не возражаю;
  • ФИО;
  • Подпись;
  • Дата;
  1. Объемные документы, состоящие из нескольких страниц должны быть пронумерованы, начиная со второго листа, а в некоторых случаях еще и прошиты. Нумерация ставится по центру верхнего поля каждого листа, следующего после титульного с соблюдением сверху отступа в 10 мм.

Советы для тех, кто хочет следовать ГОСТу

Чтобы точно следовать стандартам оформления бумаг, прежде всего следует ознакомиться с текстом регулирующего документа, поскольку в нем можно найти не только правила составления текста, но и наглядные схемы, готовые бланки.

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Отметка о заверении копии, согласно новому ГОСТу Р 7.0.97-2016, оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Аналогичное правило есть и в ГОСТе 6.30-2003.

Но в новом ГОСТе есть дополнение: если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за …

Комментарии 0

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *